Minder afboeken? Beter begroten!
8 tips ter verbetering
In de afgelopen jaren zijn de verschillen tussen gepubliceerde, gefactureerde en gerealiseerde tarieven veelal groter geworden.
Of zoals een van de deelnemers aan de RondeTafelConferentie vroeg:
“niemand van ons realiseert toch 100% van zijn gepubliceerde tarief…?”.
Met andere woorden, het afboeken en/of werken met kortingen is meer regel dan uitzondering. En dat is problematisch, mede doordat velen dat niet zullen/willen erkennen. Want afboeken leidt tot vermindering van de winst en heeft daarmee op langere termijn ook een negatieve invloed op budgetten en investeringsruimte voor bijvoorbeeld IT, business development, kennisontwikkeling, projectmanagement etc.).
Begroten = minder afboeken
Velen zien een direct verband tussen het vooraf begroten en het achteraf afboeken: de tijd nemen om een goede inschatting te maken van de benodigde uren en deze met cliënt te bespreken vóór aanvang van werkzaamheden, leidt tot significant lagere afboekingspercentages. Cliënt is beter op de hoogte van de geplande werkzaamheden en de daarmee samenhangende kosten. Dat verlaagt de weerstand tegen die kosten.
De noodzaak van begroten wordt verschillend beleefd. Een verklaard voorstander van begrotingen en offertes: “Als ik mijn kantoor wil laten verbouwen, dan geef ik de aannemer toch ook geen blanco cheque en we zien wel waar we uitkomen?”. De tegenstanders zagen vooral beren op de weg uit de categorie “kost veel tijd” en “het is een schijnzekerheid die je de klant biedt; er is geen garantie dat je binnen begroting blijft”.
Het vooraf begroten is voor velen nog een lastige kwestie: bieden zaken uit verleden voldoende houvast en vergelijkbaarheid voor nieuwe zaken? Is er voldoende informatie en interesse om lessen te leren uit het verleden en die vervolgens toe te passen op het maken van begrotingen van benodigde tijd voor nieuwe zaken
Prijsafspraken verlagen het debiteurenrisico
Het vooraf vastleggen van afspraken over werkzaamheden en vergoedingen daarvoor levert een grote bijdrage aan de acceptatie daarvan door de cliënt: hij is immers zelf betrokken geweest bij die afspraken. Daarmee wordt de kans op weerstand tegen de uiteindelijke factuur in sterke mate verlaagd; cliënt weet vooraf al wat de factuur gaat inhouden (in ieder geval op grote lijnen) en is dus niet meer verrast. Hij kan daar in de eigen bedrijfsvoering (cashflow) rekening mee houden.
Tips voor begroten van werkzaamheden.
Met deze tips moet het voor een serieuze advocaat mogelijk zijn om een beter gesprek te hebben over werkzaamheden en bijbehorende kosten.
Mocht uw cliënt dan nog blijven spartelen over prijs, dan is de volgende quote wellicht goed bruikbaar:
