Veel advocaten en notarissen voelen soms de noodzaak om een declaratie matigen of een klacht over de factuur te beantwoorden met een korting. Slechts een klein deel gaat op zoek naar het antwoord op de vraag WAAROM niet alle uren betaald worden. Bijna niemand komt in actie. dat gaat nu veranderen.
Herken je dit … ?
Een nieuwe zaak dient zich aan, de motivatie om aan de slag te gaan is goed. Aan het werk dus.
Aan het einde van de maand komt boekhouding met de declaratie. Oeps …. het aantal door jou geschreven uren is fors hoger dan je in je hoofd hebt. Dat kan tot vervelende discussie met de klant leiden. Om dat te voorkomen, verlaag je de declaratie.
Als de pro-forma factuur met de uren van kantoorgenoten langskomt, gaat dat onrustige gevoel niet wet en besluit je om het totaal bedrag van de factuur naar beneden aan te passen.
Een week na het versturen van de (verlaagde) factuur belt de klant. Niet zo zeer een klacht maar wel duidelijke ontevredenheid. Je verhaal dat “het werk echt is gedaan …”) overtuigt niet en er ontstaat enig heen en weer gesteggel. Aan het einde, denkend aan de relatie en ook om van het gedoe af te zijn, beloof je een korting.
20% van de gewerkte uren wordt niet betaald
Uit gesprekken in de praktijk (meestal achter gesloten deuren) blijkt dat 20% van de uren die je hebt gewerkt NIET tot geïncasseerde omzet leiden, dus geen ‘money in the bank’. De oorzaak hiervan ligt in 3 lekken :
- Uren worden niet geschreven (maar zijn wel gewerkt).
- De wel geschreven uren worden niet gedeclareerd (en verschijnen dus niet op de factuur).
- Een deel van de factuur wordt niet betaald.
Gevolg
Dat is behoorlijk veel, twintig procent. Dat heeft stevige gevolgen voor voor de omzet: Stel dat je een uurtarief hanteert van € 225 en een urennorm van 1.200. Jouw omzetdoel is dan € 270.000.
Als daarvan 20% niet in klinkende munt wordt omgezet dan betekent dat een bedrag € 54.000 dat niet op de rekening staat. Een bedrag dat wél declarabel gewerkt is.
En met een uurtarief van bijvoorbeeld € 275 loopt dat op naar € 66.000.
Voor grotere kantoren is het gevolg nog groter: € 325 x 1400 uur minus 20% = € 91.000. Wat voor auto(s) kan je daar voor kopen …?
Oplossing
Voor alle drie de genoemde ‘lekken’ (declareren, factureren en incasseren) zijn oplossingen te realiseren.
De belangrijkste daarvan is de mindset en het gedrag van de advocaat en notaris. Bewustwording en inzicht verschaffen is cruciale eerste stap. De halve ton EUROs zal bij velen tot de verbeeldin spreken.
Daarna volgt het ontwikkelen van de vaardigheden die het contact met de cliënt in de juiste banen moeten leiden: bij de profilering en in het acquisitie gesprek blijkt al hoe je je diensten aanbiedt en welke verwachting je creëert over de financiële kant daarvan.
Uiteraard is het monitoren van afboekingen en kortingen een zinvolle (boekhoudkundige) taak, maar alleen als dat gepaard gaat met heldere communicatie daarover PLUS het aanbieden van handvaten om een en ander te kunnen managen. Een strakke sturing op debiteuren en hun termijnen draagt daar ook zeker aan bij.
Kom in actie
Onze ervaring met advocaten en notarissen laat zien dat een planmatige aanpak van uren schrijven, factureren en incasseren zeer goede resultaten oplevert. Daarvoor heeft LegalBizDev.nl een speciale aanpak ontworpen. Dat gaat niet alleen over de financiële kant; alles wat daaraan vooraf gaat heeft ook grote invloed.
Wil je daarover informatie ontvangen, laat het ons weten met een korte email.
Meer achtergrond?
In een 10 minuten telefoontje leggen we u het graag uit. Bel vandaag nog naar 06-105 371 58 en Dirk Heuff legt uit en beantwoord je vragen.
