Q1 en de plannen voor Q2

Geplaatst 10 april 2024

Het eerste kwartaal is afgerond, de cijfers (bijna) bekend.
Tijd voor een terug- en vooruitblik op Q1 en plannen voor Q2 (zodat de rest van het jaar minimaal zo goed wordt):

Hoe is het gegaan ?
Tevreden ?
Wat ging goed en waar kan er aangescherpt worden?
Waar meet je dat aan af ……?

Afhankelijk van je visie op het managen van kantoor, besteedt je meer (of minder) tijd aan het formuleren van de antwoorden op deze vragen.

Verschillende perspectieven

De verschillen in perpectief worden voornamelijk bepaald door de 4 kenmerkende groepen advocaten en notarissen en hoe ze toenemend tijd & aandacht besteden aan bovenstaande vragen:

De grote grijze massa
De zakelijken
De zakelijk professionelen
De zakelijk meesterlijken

1) De grote grijze massa

Deze groep blijft steken in de lopende dossiers en gaat door waar ze waren. Als ze al overwegen om terug te kijken op het eerste kwartaal dan wordt die overweging onderdrukt met gedachten als “resultaten uit het verleden ….” en “ik heb het druk en cliënten hebben me nodig”.

Als je jezelf tot deze groep rekent, lees dan vooral niet verder.

2) Zakelijken

De zakelijken onder de advocaten en notarissen zullen wèl een moment nemen om terug te kijken en (kort) te evalueren:

Uren- en omzettarget – in welke mate gerealiseerd?
Vakinhoud – voldoende PO-punten gehaald, vakliteratuur bijgehouden?
Mijn zakelijke netwerk – welke initiatieven ondernomen om voldoende ‘onderhoud’ te doen?
Mijn persoonlijk ontwikkelingsplan – wat is wel/niet opgepakt?

Zo een evaluatie kan vrij makkelijk in een half uurtje; meer is weliswaar zinvol maar de meeropbrengst is zeer beperkt. De relevante informatie en bijbhorende cijfers kun worden opgevraagd bij de boekhouding of secretaresse. De echte reflectie op “hoe tevreden ben ik hierover?” doe jezelf, wellicht samen met een eerlijke en betrouwbare kantoorgenoot (of een extern klankbord 😉) die ook kritisch doorvraagt.

Afhankelijk van de uitkomst van deze reflectie, kan je kiezen om de analyse wel/niet te delen met de kantoorgenoten of -management. Op deze manier is leren van Q1 en plannen voor Q2 bijna een fluitje van een cent.

3) Zakelijk professionelen

De professioneel denkende advocaat/notaris gaat een stap verder. Naast de hierboven genoemde onderwerpen zaken kijkt hij/zij ook naar:

Aantal nieuwe ontmoetingen/relaties (je agenda of het CRM systeem bevatten deze informatie).
Aantal acquisitiegesprekken en de status van de opvolging.
Balans tussen acquisitie-omzet (van nieuwe cliënten) en bindingsomzet (van bestaande cliënten).
Hoeveelheid verwijzingen en van welke verwijzer/ambassadeur deze afkomstig zijn.
Wat is de omzet die daaruit is gekomen?
De drie tot vijf leerpunten die uit evaluaties met cliënten zijn gekomen.
Welke vooruitgang is er geboekt op het vlak van opleiding & ontwikkeling van kantoorgenoten, LegalTech en AI, pricing, business development en, uiteraard ondernemerschap.

Deze evaluatie hoeft niet langer te duren dan een uur want ze is vooral feitelijk. Deze evaluatie wordt samengevat in 2 delen:

Vijf successen van Q1

Vier de successen! Wees eerlijk en trots en erken je inspanningen (en die van je kantoorgenoten) met iets extra’s. Successen hoe groot of klein dan ook mogen (of moeten?) gevierd worden.
Kijk daarbij ook naar de oorzaken van dat succes:

Welke initiatieven zorgden voor die successen?
Welke rol heb jij daarin gespeeld?
Waar was er een externe meevaller, waar heb je barrières overwonnen dat ervoor zorgde dat het succes ontstond?

Het antwoord op deze vragen helpt om in de toekomst verder en meer succes te genereren.

Vijf aandachts-/actiepunten voor de rest van 2024

Wat gaat je doen de rest van het jaar? Wat ga je blijven doen, wat ga je veranderen, wat ga je niet meer doen?

Jij mag kiezen wat te doen. Dat wordt mede (maar zeker NIET geheel) bepaald door de drukte van de agenda.

Daarnaast kijk je naar de prioriteit die je praktijk stelt en zoek je naar de juiste balans tussen korte termijn must do’s en de langere termijn investeringen in toekomstig succes.

4) Zakelijk meesterlijken

De zakelijk meesterlijke advocaat of notaris gaat nog een stap verder. Hij analyseert en gaat aan de slag met de 5 belangrijkste thema’s van klantgericht ondernemerschap:

Kennis van de cliënt
Propopsitie & Profilering
Aan tafel (en tot zaken) komen bij de klant
Management van de kantoororganisatie en de mensen
Finance & performance management

De zakelijk meesterlijke advocaat onderzoekt de succes(sen) en missers elk van deze gebieden, de oorzaken daarvan en de mogelijke oplossingen daarvoor.

Op deze manier draagt hij/zij bij aan succesvol en klantgericht ondernemerschap.

Pragmatisch

Eén A4 met 2 kolommen. Dat is alles wat er nodig is. Dat A4-tje blijft niet weggestopt in een electronische achteraf folder ver weg op de computer. Nee, printen en op het white- of prikbord plakken, in het zicht, als reminder.