Is optimalisatie van uw BizDev output ook een van uw aandachtspunten?
Verdere professionalisering van hun praktijk, brengt meer kantoren en bestuurders ertoe om meer/betere ondersteuning te verlangen van hun communicatie-, marketing- en business development functionarissen. Dat blijkt geen sinecure bij gebrek aan ècht inzicht in wat de kwaliteit van hun werk bepaalt. Hier volgen de tips om uw optimalisatie vorm te geven.
Marketing- en communicatie functionarissen hebben nog steeds te maken met partners die zich afvragen: “Wat dragen die mensen eigenlijk bij, behalve hogere kosten?” Veel professionals, ook die in business development, laten discreet weten dat ze zich met enige regelmaat moeten rechtvaardigen binnen kantoor. Zodra bestuurders dat antwoord niet (voldoende) kunnen geven, is Leiden in last. Bestuurders die dit vraagstuk aan mij voorleggen, zeg ik om enkele specifieke acties te starten om de investeringen in MarCom en BizDev te optimaliseren. Het management van verwachtingen is daar een belangrijk onderdeel van.
‘Lees’ de RainMakers en vertaal verder
Photo by Geetanjal Khanna on Unsplash
In de meeste kantoren, groter of kleiner, passen alle partners in de normaal verdeling: Tien procent is een zg. rainmaker en haalt het merendeel van het werk binnen. 80% haalt af en toe een nieuwe opdracht binnen, voldoende om de eigen praktijk te vullen. De resterende 10% zijn niet echt in staat om normaal menselijk met klanten om te gaan en worden daarom bij voorkeur zo weinig mogelijk met goede klanten alleen gelaten.
Voor elk van deze 3 groepen is een aparte inventarisatie nodig: een twee-jaarlijks rondje langs de velden, 1-op-1, met als kernvraag “waarmee kan ik jou helpen?”. Of meer uitgebreid vragen als:
- Welke activiteiten ondersteunen jouw acquisitie het best? (lees ook dit voorbeeld)
- Hoe kan ik waarde toevoegen aan jouw acquisitie?
- Wat kan ik overnemen van jou zodat je efficiency verder groeit?
Daarbij is het zinvol als MarCom & BizDev zich realiseert dat de top 10% een grote informele macht heeft: veel omzet genereren geeft recht van spreken in de maatschap èn het recht om beslissingen naar de eigen hand te zetten. Oftewel, zorg ervoor, MarCom/BD professional dat je deze smaakmakers in je kamp krijgt.
Start om hun specifieke visies, gedachten, voorkeuren en professionele behoeften te begrijpen. Dat kan met een reeks interviews waarin die rainmakers vertellen welke verschillende benaderingen het meeste succes opleverden. Die input kan vervolgens gebruikt worden om anderen te begeleiden/trainen in de ontwikkeling van hun eigen vaardigheden.
Photo by Patrick Baum on Unsplash
Kijk over de schutting
Veel andere bedrijfstakken zijn verder ontwikkeld in commercie, klantgerichtheid en ondernemerschap. Lees erover en vraag uw netwerk om hen in de keuken te mogen kijken. Daar is veel van te leren ter optimalisatie van BizDev output:
- Welke initiatieven hebben ze ondernomen?
- Hoe hebben ze die geselecteerd & beoordeeld?
- Wat zijn de Kritische Succes Factoren?
- Kosten en baten?
Geef uw MarCom/BizDev mensen de tijd en ruimte om dergelijke ervaringen te bekijken, ervan te leren en deze te vertalen naar uw eigen kantoor. Laat hen verantwoordelijkheid nemen voor 1 à 2 projecten per jaar waarin nieuwe initiatieven worden uitgetest. Meten & weten is een cruciaal onderdeel daarvan. Dus doelstellingen met cijfers aan de voorkant, een actieplan met data, een concreet budget, afgesproken timings voor tussentijdse rapportages, en (uiteraard) een goed beredeneerde link naar de instroom van nieuwe relaties, nieuwe opdrachten, nieuwe omzet. Dat is optimalisatie van uw BizDev output
Kwantificeer de waarde van BizDev output
Bij gebrek aan cijfers wordt waarde van BizDev bepaald door meest ‘invloedrijke’ partner. ‘Invloedrijk’ is daarbij een onduidelijke mix van omzet, betrokkenheid bij kantoor, zelfgekozen ervaring, vocale kwaliteiten, en een snufje gezond ego.
Beter is het om te objectiveren door te kwantificeren. Dat kan al vrij eenvoudig door inzet van BizDev (en MarCom) te koppelen aan de activiteiten per sectie/branchegroep en de omzet die daarmee in de 3-6 maanden daarna wordt gerealiseerd. De kosten zijn dan een rekensom van de bestede tijd maal een redelijk (intern) tarief.
Op deze manier ontstaat een EUROwaarde voor de activiteiten en initiatieven. Dat heeft 2 voordelen:
- Het beoordelen van resultaten wordt objectiever. Dit geldt ook voor de beoordeling van investeringen in toekomstige initiatieven.
- Het gesprek in de maatschap wordt niet meer gevoed vanuit louter persoonlijke overtuigingen, maar vanuit objectieve informatie. Dat scheelt ook in de politieke spelletjes en persoonlijke verhoudingen.
Regelmatig rapporteren verhoogt optimalisatie
MarCom en BizDev professionals werken ondersteunend aan profilering en acquisitie maar zijn geen fee earners. Hun bijdrage wordt eenvoudig zichtbaar als ze laten zien wat ze doen en wat daarvan de resultaten zijn: Meten & Weten. Dat op proactieve wijze doen geeft ruimte om het eigen verhaal zelf te brengen in plaats van alleen antwoord te geven op de (met oordelen gevulde) vragen van partners.
Een wekelijks samenvattend overzicht van de belangrijkste aankomende activiteiten PLUS tussenstand van resultaten van de vorige week, is een goede start. Op maximaal 1 A4 met steekwoorden kan aan de bestuurders aangegeven worden wat stand van zaken is. Onderwerpen:
- Recente ontwikkelingen rondom lopende activiteiten
- Eventuele aanpassingen vanwege nieuwe inzichten
- Nieuwe initiatieven
- Personele wijzigingen die duidelijke impact zullen hebben op activiteiten
- Grote budgettaire veranderingen
Op maandelijkse basis worden die weekoverzichten samengevoegd zodat de maatschap goed geïnformeerd is. Per kwartaal en aan het einde van het jaar komen ze allemaal samen en dragen daarmee bij een verbetering van planning en uitvoering.
Deze werkwijze zal de professionals aanmoedigen om regelmatig hun output, resultaten en initiatieven te evalueren. Dat draagt bij aan het begrip bij de advocaten en notarissen in de maatschap.
Wilt u optimalisatie van uw BizDev output?
Het is geen ABC-tje maar ook geen hogere wiskunde.
Een goed (kosteloos) gesprek over kantoorambities en interne barrières faciliteert uw denkproces en zorgt voor een initiële start van verandering/verbetering.
Neem contact op met Dirk Heuff voor meer informatie: in 20 minuten aan de telefoon weet u snel welke toegevoegde waarde er voor u beschikbaar is.
Bel hem op 06 – 105 371 58 of stuur een e-mail.
